QUEM SOMOS

O Bibliocontas (Fórum Nacional dos Bibliotecários e Arquivistas dos Tribunais de Contas) consiste em uma rede de cooperação e intercâmbio dos profissionais da informação (bibliotecários, arquivistas, museólogos e áreas afins) atuantes em unidades de informação (bibliotecas, arquivos e centros de memórias) dos Tribunais de Contas e órgãos afins dos países de Língua Portuguesa e Mercosul.

São objetivos do Bibliocontas: promover o intercâmbio de informações, conhecimentos e boas práticas entre as unidades de informação dos tribunais de contas dos Países de Língua Portuguesa e Mercosul sobre assuntos de interesse comum em todos os campos de atividade e na gestão de processos e procedimentos; fortalecer estreita cooperação entre os serviços de informação, pesquisa e documentação, com vistas a apoiar o controle externo e a desenvolver estudos comparativos; e coletar e melhorar o acesso aos conteúdos produzidos pelos tribunais de contas.

Desde 2003, a cada dois anos acontece o Fórum Nacional de Bibliotecários e Arquivistas dos Tribunais de Contas,  evento cuja principal finalidade consiste na  busca de uma maior integração entre as unidades de informação de cada Tribunal de Contas participante, possibilitando a troca de experiências entre seus membros, além da disseminação de informações relativas ao controle externo exercido pelos tribunais, fortalecendo a consciência social sobre a importância de sua atuação.

HISTÓRICO DO BIBLIOCONTAS

Em outubro de 2003, por iniciativa do Tribunal de Contas do Estado de Pernambuco, foi realizado o I Fórum Nacional de Bibliotecários dos Tribunais de Contas (TCs), com o objetivo de trocar experiências e compartilhar conhecimentos na área de informação.

O II Fórum foi sediado pelo Tribunal de Contas do Rio Grande do Sul, em outubro de 2005, na cidade de Porto Alegre. Na oportunidade, foi discutida, principalmente, a necessidade de aperfeiçoamento na prestação dos serviços de biblioteca e documentação. Naquele ano, firmou-se compromisso no sentido de serem envidados esforços para inclusão das unidades de informação no Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados e Municípios (Promoex).

Novamente sediado pelo Tribunal de Contas de Pernambuco, em junho de 2008, na cidade do Recife, o III Fórum deliberou pela alteração da sua denominação para Fórum Nacional de Bibliotecários e Arquivistas dos TCs, congregando, assim, mais uma categoria de profissionais da área de informação.

O IV Fórum, realizado pelo Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro, em setembro de 2010, foi o primeiro a contar com a participação de Tribunais de Contas de outros países, a exemplo de Angola, Argentina e da Província do Chaco.

Sediado pelo Tribunal de Contas de Santa Catarina, na cidade de Florianópolis, em setembro de 2012, o V Fórum foi palco da apresentação da proposta do Termo de Cooperação Técnica para a implantação oficial da Rede Bibliocontas.

O Tribunal de Contas do Estado da Bahia sediou, em 2014, o VI Fórum, que teve como tema a cooperação na Web 2.0, mantendo os objetivos de todos os Fóruns já ocorridos, no que diz respeito à integração e compartilhamento de experiências entre os profissionais da informação.

Os Fóruns seguintes foram realizados, respectivamente, no ano 2016, pelo Tribunal de Contas do Distrito Federal – TCDF,em Brasília, com a temática sistema de gestão da informação: modelos e aplicações e no ano 2018, o Tribunal de Contas do Estado do Ceará sediou em Fortaleza, tendo com grande destaque a recomendação da institucionalização do Comitê de Gestão da Informação na estrutura do IRB.
Todos os eventos sempre objetivaram compartilhar boas práticas e debater os temas mais atuais e importantes para a área.

Como resultado de cada evento, os integrantes do Bibliocontas elaboram Cartas-Compromisso, documento contendo a previsão para o próximo Fórum, diretrizes para a colaboratividade entre os Tribunais de Contas e demais entidades (IRB, Atricon e outras afins), recomendações para procedimentos de gestão documental nas unidades em que atuam, dentre outras proposições.

O Bibliocontas passou a fazer parte da estrutura organizacional do Instituto Rui Barbosa – IRB por meio da Portaria nº 20, de 26 de setembro de 2014.

O Comitê Técnico de Gestão da Informação dos Tribunais de Contas do Brasil foi criado pela Portaria IRB nº 11, de 16 de maio de 2019, o Conselheiro Edilberto Carlos Pontes Lima (TCE-CE) foi nomeado presidente e como representantes do Bibliocontas os Tribunais: TCE-PR, TCE-CE, TCE-PB, TCE-PE, TCM-RJ, TCE-PI, TCE-RS,TCDF, TCE-RJ e TCE-MG. A Portaria IRB nº 15, de 5 de julho de 2019, nomeou membros e assistente técnicos, para o biênio 2019-2020.

A seguir, apresenta-se um resumo do histórico dos Fóruns do Bibliocontas, e as respectivas cartas- compromisso produzidas em cada ocasião.

Fonte: BAHIA. Tribunal de Contas do Estado. VI Bibliocontas: cooperação na web 2.0. Salvador, 2014. 1 Folder.

Tema: Bibliotecas e Arquivos: TCE do conhecimento sem fronteiras
Realização: TCE-PE
Local: Recife
Ano: 2008
Protocolo de intenções
Relatório Final

Tema: Compartilhando informações: um olhar para o controle externo
Realização: TCM-RJ
Local: Rio de Janeiro
Ano: 2010
Carta-compromisso
Protocolo de intenções
Relatório Final

Tema: Profissionais da informação: qual o nosso papel nos Tribunais de Contas?
Realização: TCE-SC
Local: Florianópolis
Ano: 2012
Carta-compromisso

SERVIÇOS E PRODUTOS:

Os tesauros têm a função de auxiliar na compatibilização da linguagem natural utilizada pelo autor do documento e pelo usuário final, convertendo-a em uma linguagem controlada, que possibilite a descrição padronizada dos assuntos abordados em documentos nos Sistemas de Recuperação da Informação (SRI) (adaptação de CAFÉ; BRASCHER; SUJII, 1990). Com adoção de tesauros na representação e na recuperação da informação, é possível obter uma linguagem uniforme que possibilite consistência na indexação e precisão nos resultados obtidos na busca da informação.

O Tesauro de Contas Nacional (TCN) é uma iniciativa do Tribunal de Contas do Distrito Federal, sendo um instrumento de padronização da linguagem, a ser utilizado na representação temática e na recuperação da informação no âmbito do controle externo. A proposta de sua criação e manutenção é constituir-se como uma ferramenta de controle terminológico no âmbito dos tribunais de contas para representar e recuperar a informação, em especial à referente à jurisprudência.
Todas as entidades do Bibliocontas atuam colaborativamente para sua atualização e melhorias.

Conforme art. 1º da Lei Federal n° 8.159/91, “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

Nesse contexto, situa-se a gestão de documentos, que se refere ao “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL. Lei Federal nº 8.159/1991, art. 3º).

Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos são instrumentos de gestão documental que apresentam regras a serem aplicadas aos documentos produzidos ou recebidos pelos Tribunais de Contas, em razão do exercício de suas atividades na área meio e na área fim, qualquer que seja o suporte em que as informações se encontram registradas.

Seguem, a seguir, as Tabelas de Temporalidade Documental e os Planos de Classificação de Documentos dos Tribunais que já possuem Política de Gestão Documental implantada:

O IRB oferece um novo serviço a todos os Tribunais de Contas brasileiros: acesso às Normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). A partir do contrato multiusuário, todos os 33 Tribunais possuirão seu próprio perfil de usuário no banco de dados da ABNT Coleção.

A iniciativa foi solicitada pelo Comitê Técnico de Gestão da informação, presidido pelo Conselheiro Edilberto Pontes Lima, visando o aprimoramento do gerenciamento de informações.

A unificação do contrato é um produto do IRB que beneficia toda instituição dos Tribunais de Contas, pois além de significar a otimização de recursos, evita o retrabalho de contratação descentralizada, uma vez que todos os TCS já possuem perfis e podem usufruir do banco de dados da ABNT Coleção. O valor do contrato centralizado é o equivalente ao valor pago por cada TC no acesso, ou seja, está economizando ao erário 33 vezes o valor da contratação.

O contrato prevê a utilização de sistema digital multiusuário para disponibilização e gerenciamento de uma coleção de 250 Normas Técnicas Brasileiras (NBR), Mercosul (NM), totalmente via web, com recurso de visualização, atualização e impressão.

Como acessar?

Cada Tribunal já tem seu perfil, e fará a gerencia da sua unidade com o cadastro dos usuários. Fica a cargo das respectivas Unidades de Informação – bibliotecas, centro de documentação/informação) o gerenciamento dos perfis. Confira abaixo o passo a passo para o acesso:

1.       Acessar o site: https://www.abntcolecao.com.br/

2.       Preencher os seguintes dados:

  • Empresa: IRB
  • Usuário: TCE-UF/TCM-UF (Unidade da Federação)/TCDF/TCU
  • Senha: (enviada a cada TC por meio do ofício n. 99/20)

ABNT

Mais informações podem ser obtidas diretamente na Biblioteca de seu Tribunal. O IRB e seu Comitê de Gestão da Informação estão à disposição para maiores esclarecimentos através do e-mail: administrativo@irbcontas.org.br

Tutorial ABNT Coleção - IRB

Os tesauros têm a função de auxiliar na compatibilização da linguagem natural utilizada pelo autor do documento e pelo usuário final, convertendo-a em uma linguagem controlada, que possibilite a descrição padronizada dos assuntos abordados em documentos nos Sistemas de Recuperação da Informação (SRI) (adaptação de CAFÉ; BRASCHER; SUJII, 1990). Com adoção de tesauros na representação e na recuperação da informação, é possível obter uma linguagem uniforme que possibilite consistência na indexação e precisão nos resultados obtidos na busca da informação.

O Tesauro de Contas Nacional (TCN) é uma iniciativa do Tribunal de Contas do Distrito Federal, sendo um instrumento de padronização da linguagem, a ser utilizado na representação temática e na recuperação da informação no âmbito do controle externo. A proposta de sua criação e manutenção é constituir-se como uma ferramenta de controle terminológico no âmbito dos tribunais de contas para representar e recuperar a informação, em especial à referente à jurisprudência.
Todas as entidades do Bibliocontas atuam colaborativamente para sua atualização e melhorias.

Conforme art. 1º da Lei Federal n° 8.159/91, “é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação”.

Nesse contexto, situa-se a gestão de documentos, que se refere ao “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL. Lei Federal nº 8.159/1991, art. 3º).

Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos são instrumentos de gestão documental que apresentam regras a serem aplicadas aos documentos produzidos ou recebidos pelos Tribunais de Contas, em razão do exercício de suas atividades na área meio e na área fim, qualquer que seja o suporte em que as informações se encontram registradas.

Seguem, a seguir, as Tabelas de Temporalidade Documental e os Planos de Classificação de Documentos dos Tribunais que já possuem Política de Gestão Documental implantada:

O IRB oferece um novo serviço a todos os Tribunais de Contas brasileiros: acesso às Normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). A partir do contrato multiusuário, todos os 33 Tribunais possuirão seu próprio perfil de usuário no banco de dados da ABNT Coleção.

A iniciativa foi solicitada pelo Comitê Técnico de Gestão da informação, presidido pelo Conselheiro Edilberto Pontes Lima, visando o aprimoramento do gerenciamento de informações.

A unificação do contrato é um produto do IRB que beneficia toda instituição dos Tribunais de Contas, pois além de significar a otimização de recursos, evita o retrabalho de contratação descentralizada, uma vez que todos os TCS já possuem perfis e podem usufruir do banco de dados da ABNT Coleção. O valor do contrato centralizado é o equivalente ao valor pago por cada TC no acesso, ou seja, está economizando ao erário 33 vezes o valor da contratação.

O contrato prevê a utilização de sistema digital multiusuário para disponibilização e gerenciamento de uma coleção de 250 Normas Técnicas Brasileiras (NBR), Mercosul (NM), totalmente via web, com recurso de visualização, atualização e impressão.

Como acessar?

Cada Tribunal já tem seu perfil, e fará a gerencia da sua unidade com o cadastro dos usuários. Fica a cargo das respectivas Unidades de Informação – bibliotecas, centro de documentação/informação) o gerenciamento dos perfis. Confira abaixo o passo a passo para o acesso:

1.       Acessar o site: https://www.abntcolecao.com.br/

2.       Preencher os seguintes dados:

  • Empresa: IRB
  • Usuário: TCE-UF/TCM-UF (Unidade da Federação)/TCDF/TCU
  • Senha: (enviada a cada TC por meio do ofício n. 99/20)

ABNT

Mais informações podem ser obtidas diretamente na Biblioteca de seu Tribunal. O IRB e seu Comitê de Gestão da Informação estão à disposição para maiores esclarecimentos através do e-mail: administrativo@irbcontas.org.br

Tutorial ABNT Coleção - IRB

Missão

“Promover a integração, o desenvolvimento e o aperfeiçoamento dos métodos e procedimentos de controle externo, aproximando instituições e sociedade, de modo a fortalecer ações que beneficiem a coletividade”

Visão

“Ser referência no conhecimento e na promoção da qualificação e da integração dos órgãos de controle externo”

Sede do IRB
Subsede – “Endereço para correspondências”
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