A auditoria do setor público é indispensável na administração pública, uma vez que promove o bom uso dos recursos e evidencia a má utilização dos mesmos. A auditoria adequada do setor público promove a confiança das partes interessadas, fornecendo informações e avaliações independentes e objetivas a respeito de desvios dos padrões aceitos ou dos princípios de boa governança.
Dentro das diferentes fases do processo de trabalho de fiscalização (planejamento, execução e relatório), estão colocados princípios gerais que devem ser seguindo ao longo de todo este processo.
Tais princípios são colocados pelas Normas Brasileiras de Auditoria do Setor Público – NBASPs, publicadas pelo IRB, em especial na publicação Nível 2 “Princípios Fundamentais de Auditoria do Setor Público”, que estabelece os objetivos e o marco referencial das fiscalizações.
A documentação é um dos princípios gerais de auditoria do setor público, apresentada na NBASP 100 – Princípios Fundamentais de Auditoria do Setor Público (Acesse aqui):
O item 42, da NBASP 100, estabelece que:
“Os auditores devem preparar documentação de auditoria que seja suficientemente detalhada para fornecer uma compreensão clara do trabalho realizado, da evidência obtida e das conclusões alcançadas.”
Para além do detalhamento e qualidade da documentação em si, estão colocados os Sistemas de fiscalização dos Tribunais de Contas brasileiros, que são desenvolvidos de modo a integrar os processos envolvidos, promovendo melhorias no planejamento e gestão, padronização do processo de trabalho, melhoria na comunicação entre os servidores, entre outros benefícios.
Recentemente divulgado, o Sistema Integra do TCE-PR atua como um bom exemplo de tais iniciativas. Confira abaixo:
Sistema INTEGRA fará o gerenciamento das fiscalizações
O TCE-PR está implantado o primeiro módulo do Sistema Integra, cujo objetivo é registrar o planejamento, a execução e o monitoramento das fiscalizações, de forma padronizada e alinhada com os processos de trabalho das unidades do Tribunal dedicadas ao controle externo do gasto público. Sob o comando da Coordenadoria Geral de Fiscalização (CGF), o sistema foi desenvolvido por uma equipe multidisciplinar que reúne diretamente 13 servidores, de sete unidades que atuam na fiscalização e da Diretoria de Tecnologia da formação (DTI).
O Integra será composto por três módulos principais: Planejamento, Execução e Monitoramento. O primeiro módulo, disponibilizado neste mês, é o de Planejamento os outros dois ainda estão sendo desenvolvidos. O projeto para a criação do sistema foi instituído pela Portaria no 519/19. O trabalho foi iniciado em fevereiro de 2019 e continuou sendo executado no primeiro semestre deste ano, mesmo com os percalços gerados pela necessidade de distanciamento social e as novas demandas de trabalho impostas pela pandemia da Covid-19. A implantação do sistema completará um longo trabalho desenvolvido pelo Tribunal. Em 2018, a CGF publicou a primeira edição do Manual de Padrões de Fiscalização. Atualmente na terceira versão, o documento formaliza as principais fases de um ciclo fiscalizatório, assim como os procedimentos mínimos e papéis de trabalho essenciais a cada uma delas. O manual está alinhado às Normas Brasileiras de Auditoria do Setor Público (NBasp), emitidas pelo Instituto Rui Barbosa (IRB) e oficialmente adotadas pelo TCEPR por meio da Resolução no 76/2020. O Integra foi concebido com base em tais regramentos, com a finalidade de automatizar o registro e o controle das fiscalizações realizadas nos âmbitos municipal e estadual, por coordenadorias e inspetorias, respectivamente. “Neste sentido, o lançamento do módulo de Planejamento vem coroar um esforço de longa data direcionado à padronização, unificação e profissionalização dos procedimentos de controle externo da Corte de Contas paranaense” afirma o analista de controle Alexandre Faila Coelho, gerente de Planejamento e Integração da CGF.
O novo sistema abarcará desde o Plano Anual de Fiscalização (PAF) e suas diretrizes específicas, passando pelo cadastro e controle das equipes de fiscalização, os estudos e diagnósticos preliminares, até o registro de questões, critérios e possíveis achados de cada demanda fiscalizatória. Assim, os servidores do Tribunal poderão se beneficiar desde já de estruturas padronizadas para registro e controle sistematizado e em tempo real, por exemplo, das Matrizes de Riscos, Matrizes de Planejamento e Formulários de Fiscalização de cada demanda fiscalizatória. Para isso, os integrantes da área de negócios do projeto Integra já têm acesso ao sistema para iniciar o cadastro do PAF e das demandas fiscalizatórias de 2020, com o objetivo de que o módulo de Planejamento se encontre plenamente operacional quando do seu lançamento oficial. Complementarmente, capacitações online abertas aos servidores das coordenadorias e inspetorias serão oferecidas em breve pela CGF e a Escola de Gestão Pública (EGP).
A criação de um sistema único de gerenciamento das fiscalizações atende uma aspiração antiga das unidades e equipes que desenvolvem a atividade-fim do Tribunal. “Até agora, cada área fazia seus próprios registros em planilhas e outros tipos de arquivos. As informações dos processos fiscalizatórios são registradas em diferentes plataformas”, informa o analista de controle Leandro Soares Costa servidor da Coordenadoria de Sistemas e Informações da Fiscalização (COSIF), gerente de Negócios do projeto que desenvolve o Sistema Integra. As auditorias, por exemplo, são registradas em repositório de documentos na plataforma SharePoint; parte das fiscalizações por Acompanhamento é registrada em planilhas e outra parte, no Sistema Gerenciador de Acompanhamento (SGA). Já as informações dos processos de Monitoramento são registradas em planilhas e em banco de dados no Microsoft Access. O Integra possibilitará a sistematização e a padronização dos processos de trabalho, registros de informações produzidas, e armazenamento de relatórios e documentos obtidos durante as fiscalizações feitas pelas coordenadorias e inspetorias. Alexandre Faila Coelho, gerente de Planejamento e Integração da CGF “O Integra vem coroar um esforço de longa data direcionado à padronização, unificação e profissionalização dos procedimentos de controle externo do Tribunal”
A unificação trará uma série de melhorias no planejamento e no gerenciamento das fiscalizações do Tribunal. Vai assegurar a padronização do processo de trabalho e das informações; melhorar a comunicação entre unidades e equipes; ampliar a transparência e a eficiência; reduzir custos, com a otimização na alocação de recursos; e diminuir o tempo de recuperação das informações. Também será possível oferecer aos técnicos mais segurança na execução das suas atividades, proporcionando maior profissionalismo nas ações realizadas, com o desenvolvimento de indicadores de fiscalização e de produtividade e a mensuração de seus benefícios para a sociedade.
*Replicada do “Contando para Você – Nº 464” (TCE-PR)
Na busca por mais informações sobre o processo de desenvolvimento do sistema, o IRB contou com a ajuda do Analista de Controle da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) do TCE-PR, Alessandro Lisboa Solyom. O servidor esclareceu sobre o andamento do projeto em desenvolvimento, que atualmente está na fase de implantação do primeiro módulo (Planejamento) em operação.
O Sistema integra já havia sido iniciado na gestão anterior, porém não tinha sido formalizado. A primeira reunião de trabalho com a nova gestão (biênio 2019/2020) do projeto integra foi realizada ao final de fevereiro de 2020, com a nova equipe que avaliou os trabalhos realizados até o momento e articulou como dar prosseguimento ao desenvolvimento.
O sistema está basicamente dividido em 3 módulos – Planejamento, Execução e Monitoramento. Como consequência natural das fases da fiscalização, foram definidos estes 3 módulos como as principais entregas do projeto. Do ponto de vista da TI, as etapas do desenvolvimento têm os seguintes ciclos: Levantamento de requisitos, análise, programação, testes em ambiente de homologação e disponibilização para ambiente de produção.
O processo de desenvolvimento também contou com a participação de partes interessadas. Na etapa de levantamento de requisitos e prototipação do sistema foram envolvidas pessoas de várias áreas da fiscalização. Além disso, foram realizados testes de usabilidade do sistema e testes de homologação que contaram com um número maior de pessoas realizando e registrando os resultados dos testes.
Dentre os pontos decisivos e positivos no processo, Alessandro destacou o conhecimento e participação da área de negócio, e principalmente a condução do gerente do projeto da área de negócio, que desempenha papel fundamental coordenando as reuniões de levantamento e registrando as decisões tomadas, facilitando todo o processo.
Sistemas de fiscalização dos TCs
Sistemas de fiscalização, como o Integra, auxiliam no aprimoramento da organização, planejamento e qualidade dos trabalhos realizados no Controle Externo. Diversos Tribunais de Contas já adotaram ou desenvolveram seus próprios sistemas. Confira nos seguintes tópicos:
- TCE-GO: Sistema de Gestão da Fiscalização (SGF) possibilita gestão integrada
- TCE-ES: Sistema de gestão do PACE (Plano Anual de Controle Externo) e Módulo de Fiscalizações. Desenvolvimento próprio.
- TCE-RO: Sistema de Fiscalização em desenvolvimento, dividido em 4 partes (1. Plano Anual de Fiscalização 2. Planejamento de Fiscalizações 3. Execução da Fiscalização 4. Relatório).
- TCE-SP: PFIS – Planejamento da Fiscalização, desenvolvimento próprio.
- TCE-TO: SICAP Sistema Integrado de Auditorias Públicas
- TCE-PE: e-AUD
- TCE-BA: SGA – Sistema de Gerenciamento de Auditorias
- TCM-BA: SGA cedido pelo TCE-BA
- TCE-SC: Sistema de Planejamento de Auditorias, trata da etapa de planejamento.
- TCE-RN: SisDGF (Sistema de Documentação e Gestão de Fiscalizações) e SisPFA (Sistema de Gerenciamento do Plano de Fiscalização Anual).
- TCE-RS: e-Relatório, que estrutura a fase de Relatório de auditoria. O TC atualmente trabalha para estruturar todo o processo.
- TCE-AM: Em fase de implantação do Sis-audit, que a partir das informações inseridas, monta a matriz inicial de planejamento às auditorias.
- TCM-GO: Sistema COLARE, com previsão de adotar o Sistema de Gestão da Fiscalização (SGF) do TCE-GO.
- TCM-SP: Sistema Átomo Panorama, que faz o planejamento anual, a programação e a gestão das fiscalizações além das prestações de contas parciais e anual.
- TCE-RJ: Sistema de Auditoria (Sisaud)
O levantamento dos sistemas de fiscalização foi realizado pelo Fórum de Secretários do Controle Externo e pelo Comitê de Tecnologia, Governança e Segurança da Informação dos TCs , que visa, dentre os objetivos gerais, facilitar a integração e comunicação das áreas de Tecnologia da Informação dos TCs e o compartilhamento de soluções tecnológicas entre os TCs, prezando pelo princípio da economicidade e eficiência.